こんにちは！今回は、Excelでファイルを保存するときに表示される「ドキュメント検査機能では削除できない個人情報がドキュメントに含まれていることがありますので、ご注意ください」というメッセージについて解説します。このメッセージを目にした方も多いと思いますが、一体何が原因で表示されるのか、そして削除すべきかどうか迷うこともあるでしょう。この記事では、このメッセージの内容と、Excelの「ドキュメント検査」機能を使った個人情報の削除方法、削除することのメリットとデメリットについて詳しくお伝えします！
1. Excelの「ドキュメント検査」機能とは？
Excelの「ドキュメント検査」機能は、ファイル内に含まれている個人情報や非表示データをチェックして削除するための機能です。Excelファイルを編集したり、保存したりするたびに、作成者名や編集履歴などのプロパティ情報が自動的にファイルに保存されるため、場合によっては個人情報が含まれていることがあります。
この機能を利用することで、ファイルを送信する際に不要な個人情報を消去し、情報漏洩を防ぐことができます。
2. 「ドキュメント検査」機能の使用手順
Excelの「ドキュメント検査」機能を使って、ファイル内の個人情報やプロパティ情報を確認・削除する方法は以下の通りです。
ステップ 1: 「ファイル」メニューから「ドキュメント検査」を開く
- Excelファイルを開く
- 画面左上の「ファイル」タブをクリックして、「情報」ページを選択します。
- 「問題のチェック」ボタンをクリックし、「ドキュメント検査」を選びます。
ステップ 2: 検査項目を選択して「検査」ボタンをクリック
「ドキュメント検査」ダイアログが表示されるので、確認したい項目（例：コメント、非表示の行や列、プロパティ情報など）にチェックを入れて「検査」ボタンをクリックします。すると、Excelがファイル内の隠れたデータや個人情報を自動で検査し、問題のある箇所をリスト表示します。
ステップ 3: 検出された個人情報の削除
検査結果に表示される「ドキュメントのプロパティと個人情報」に「！」マークが付いている場合、ファイルには個人情報が含まれていることを意味します。削除したい項目の「すべて削除」ボタンをクリックすると、その情報がファイルから消去されます。
3. なぜ「ドキュメントのプロパティと個人情報」に「！」が表示されるのか？
「ドキュメント検査」機能で「ドキュメントのプロパティと個人情報」に「！」が表示される理由は、ファイル内に以下のような情報が含まれている可能性があるためです：
- 作成者名や編集者の名前
- 最終編集日、作成日などのタイムスタンプ
- 他のアプリケーションからのデータのメタ情報
- 非表示シートや非表示セルの内容
これらは「個人情報」として扱われ、意図せず情報が流出する可能性があるため注意が必要です。
4. 個人情報の削除をするメリット・デメリット
「ドキュメントのプロパティと個人情報」を削除するかどうかはケースバイケースです。削除することにはメリットとデメリットがあります。
メリット
- 個人情報の保護
ファイルを外部に送信する際、意図せず個人情報が流出するリスクを防げます。 - プライバシー保護
編集者や作成者の情報が消去されるため、受け取った側に無駄な情報を提供せずに済みます。 - ファイルサイズの軽減
プロパティ情報が多い場合、ファイルサイズが軽くなり、送受信の負荷が減ります。
デメリット
- 編集履歴がわからなくなる
作成者や編集者の名前、編集日時などが消えるため、ファイルの変更履歴が追跡しづらくなります。 - ファイル管理が不便になる場合がある
プロジェクトの進捗管理や監査で履歴を確認する場合など、プロパティ情報が必要なケースでは不便です。
5. まとめ：ファイルの用途に応じて使い分けを
社内での使用や編集履歴が必要な場合にはプロパティ情報を残す方が便利ですが、外部に送信する際には削除するのが安全です。Excelの「ドキュメント検査」機能をうまく活用して、ファイルに不要な個人情報が含まれていないか確認することをおすすめします。ファイルの用途に応じて個人情報を残すか削除するかを決めることで、安全かつ効率的にExcelファイルを運用しましょう。
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