Excelファイルを共有していると、「誰がいつ保存したのか分からない」「記入ミスがあっても原因が特定できない」といった問題が起こることがあります。
こうしたトラブルを防ぐには、保存履歴（セーブ履歴）を自動的に記録する仕組みを導入するのがおすすめです。
今回は、Excelの「Workbook_BeforeSave」イベントを活用して、セーブ時刻と保存したユーザー名をログに記録するVBAマクロをご紹介いたします。
できること
このマクロを使うことで、以下のような自動ログ機能が実現できます。
- Excelを保存したタイミングで記録が自動で追加される
- セーブした人（PCのユーザー名）が記録される
- 記録は指定のシート「セーブ履歴」に時系列で蓄積される
使用するVBAコード（ThisWorkbookに記述）
以下のコードを、VBAエディタ（Alt + F11）で「ThisWorkbook」オブジェクト内に直接記入してください。
ログを記録するシートは、あらかじめ「セーブ履歴」という名前で作成しておきます。
Private Sub Workbook_BeforeSave(ByVal SaveAsUI As Boolean, Cancel As Boolean)
Dim ws As Worksheet
Dim lastRow As Long
Dim saveTime As String
Dim userName As String
' 履歴記録用シートを指定
Set ws = ThisWorkbook.Worksheets("セーブ履歴")
' 書き込む最終行を取得（A列の最終行+1）
lastRow = ws.Cells(ws.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row + 1
' 現在の時刻とユーザー名を取得
saveTime = Now
userName = Application.UserName
' 履歴として書き込み
With ws
.Cells(lastRow, 1).Value = saveTime ' 保存日時
.Cells(lastRow, 2).Value = userName ' ユーザー名
End With
End Sub
セーブ履歴シートの構成例
| 保存日時 | ユーザー名 |
|---|---|
| 2024/05/01 15:34:12 | yamada-pc |
| 2024/05/01 17:46:03 | sato-laptop |
このように、誰が・いつ保存したのかが一覧形式で確認可能になります。
セキュリティ・改ざん防止の工夫
ログは通常のワークシートに書き込まれるため、誰でも編集可能な状態になっています。
下記のような対策を講じることで、不正な書き換えを防止できます。
- 「セーブ履歴」シートを非表示にする
- シート保護を設定する（パスワード付きで保護）
- VBAコード自体にパスワード保護をかける
補足：ログが記録されないケースに注意
このコードは「保存イベント」に連動して実行されるため、保存せずにファイルを閉じた場合や、オートリカバリのみが動作した場合は履歴が残りません。
そのため、「こまめな保存」を徹底する社内ルールとあわせて運用されることをおすすめいたします。
まとめ
Excelでの記入ミスやトラブルを「見える化」するには、セーブ履歴の自動記録が有効な対策となります。
Workbook_BeforeSaveイベントで保存時刻とユーザー名を自動記録- 「セーブ履歴」シートに保存することで後からログを確認可能
- シート保護などの工夫でログ改ざんも予防
定期的な監査や業務管理にも応用できるシンプルかつ強力なマクロです。ぜひご活用ください。
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